Datenschutz & Transparenz
Datenschutzerklärung
1. Verantwortlicher
Jakob Filip
Im Hausgarten 22
79112 Freiburg im Breisgau
E-Mail: info@filips-solutions.de
Telefon: +49 151 41644193
2. Hosting, Infrastruktur und Log-Dateien
Die Website und die zugehörigen Dienste werden auf Infrastruktur der Strato AG, Pascalstraße 10, 10587 Berlin, betrieben. Dabei nutze ich sowohl Webhosting für die Website-Auslieferung als auch einen eigenen Strato-VPS für Backend, API und den selbst betriebenen Mailcow-Mailserver.
Beim Aufruf der Website werden serverseitig technische Verbindungsdaten verarbeitet, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene URL, Referrer sowie Angaben zu Browser und Betriebssystem.
Auf dem eigenen VPS werden Sicherheits-, Fehler- und Betriebsprotokolle geführt. Diese können neben technischen Request-Daten auch User-Agent, IP-Adresse, Endpunkt, Zeitstempel und bei Spam- oder Validierungsereignissen auch eingegebene Formularfelder enthalten.
Zweck: Bereitstellung der Website, Missbrauchserkennung, Fehleranalyse, IT-Sicherheit und Betrieb.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Webserver-Zugriffslogs werden nach maximal 14 Tagen gelöscht. Sicherheits- und Fehlerprotokolle des VPS werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht oder anonymisiert; bei konkreten Sicherheitsvorfällen kann eine Aufbewahrung bis zur abschließenden Klärung erfolgen.
Auftragsverarbeitung: Mit Strato besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO, soweit erforderlich.
3. Kontaktaufnahme
Wenn Sie mich per Formular, E-Mail, Telefon oder WhatsApp kontaktieren, verarbeite ich die von Ihnen übermittelten Angaben, insbesondere Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Nachricht und gegebenenfalls Datei-Uploads.
Ihre Angaben werden im Backend gespeichert, per E-Mail bestätigt und zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet.
Versand und Empfang von E-Mails erfolgen über eine selbst betriebene Mailcow-Instanz auf einem eigenen Strato-VPS in Deutschland.
Bei Kontaktaufnahme über WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzinformationen von Meta Platforms Ireland Ltd.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie, soweit erforderlich, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Anfragen ohne anschließenden Vertragsschluss werden spätestens 12 Monate nach letztem Kontakt gelöscht. Bei Vertragsschluss erfolgt die Speicherung im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen (insbesondere 6 Jahre nach § 257 HGB, 10 Jahre nach § 147 AO).
WhatsApp-Rechtsgrundlage: Bei aktiver Kontaktaufnahme über WhatsApp beruht die Verarbeitung auf Ihrer konkludenten Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sowie auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Meta überträgt dabei Daten auch in die USA; Grundlage ist der EU-US Data Privacy Framework-Beschluss der EU-Kommission sowie die EU-Standardvertragsklauseln. Für eine rein vertrauliche Kommunikation empfehle ich die Nutzung von E-Mail oder Telefon.
4. Automatisierte Anfrageanalyse
Anfragen aus dem Kontaktformular werden nach Eingang automatisiert analysiert, um Priorität, Aufwand und sinnvolle nächste Schritte für die interne Bearbeitung abzuleiten. Dafür nutze ich die offizielle Mistral-API.
Verarbeitete Daten: Der vollständige Inhalt Ihrer Anfrage einschließlich Kontaktangaben und Freitext.
Zweck: Schnellere interne Einordnung, Priorisierung und Vorbereitung der Antwort.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (effiziente Bearbeitung).
Empfänger / Auftragsverarbeiter: Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich. Mit Mistral AI besteht ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Die Verarbeitung erfolgt auf Servern innerhalb der EU; ein Drittlandtransfer findet nach derzeitiger Konfiguration nicht statt.
Speicherdauer bei Mistral: Inhalte werden nach Mistrals API-Bedingungen für „Zero Data Retention“ nicht zu Trainingszwecken verwendet und nur kurzfristig zur Bearbeitung der Anfrage zwischengespeichert.
Keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO: Die KI-gestützte Analyse dient ausschließlich der internen Vorsortierung. Die finale Bewertung und jede vertragsrelevante Entscheidung trifft ausschließlich Jakob Filip persönlich. Es findet kein Profiling mit Rechtswirkung statt.
Widerspruch: Sie können der automatisierten Analyse jederzeit widersprechen (info@filips-solutions.de). Die manuelle Bearbeitung Ihrer Anfrage bleibt davon unberührt.
6. Externe Inhalte: Google Maps
Auf der Website kann eine eingebettete Google-Maps-Karte angezeigt werden. Die Karte wird standardmäßig blockiert und erst nach Ihrer aktiven Einwilligung geladen.
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; Mutterkonzern Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA.
Folge der Einwilligung: Beim Laden der Karte wird eine Verbindung zu Google-Servern hergestellt; dabei können insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen, Datum/Uhrzeit der Anfrage und ggf. weitere Standortinformationen an Google übermittelt werden. Eine Verarbeitung in den USA ist nicht ausgeschlossen.
Drittlandtransfer: Soweit Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich Google auf den Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (DPF, Zertifizierung von Google LLC) sowie ergänzend auf EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO. Trotzdem besteht insbesondere das Risiko des Zugriffs durch US-Sicherheitsbehörden ohne wirksame Rechtsbehelfe nach europäischem Standard.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG; für den Drittlandtransfer Art. 45 / Art. 46 DSGVO.
Widerruf: Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Datenschutz-Einstellungen im Footer widerrufen.
7. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3). Anfragen richten Sie bitte an info@filips-solutions.de.
Zuständige Aufsichtsbehörde
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI BW)
Lautenschlagerstraße 20
70173 Stuttgart
Telefon: +49 711 615541-0
E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Web: www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
8. Widerspruchsrecht
Sofern ich Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeite, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen.